تسهیلگر و جستارگشا: مهدی صادقیها
نکات ضروری برای برگزاری جلسات موفق
برای داشتن جلسه‌ای مؤثر و سازنده، رعایت نکات زیر ضروری است:
تعیین شرکت‌کنندگان
مشخص کنید چه کسانی باید در جلسه حضور داشته باشند و هدف از حضور آنها چیست. اگر فردی به نمایندگی از شخص دیگری شرکت می‌کند، این موضوع را از قبل اعلام کنید تا ابهامی پیش نیاید.
فهرست نهایی شرکت‌کنندگان را تأیید کرده و برای همه ارسال کنید.
زمان‌بندی جلسه
زمان آغاز و پایان جلسه را مشخص کنید.
مدت‌زمان هر بخش یا موضوع قابل‌طرح را برنامه‌ریزی کنید و به شرکت‌کنندگان اطلاع دهید تا بتوانند آماده شود.
مکان برگزاری
مکان برگزاری جلسه باید از قبل تعیین و آماده باشد. اگر جلسه آنلاین است، لینک ورود را پیش از جلسه ارسال کنید.
بررسی کنید که امکانات صوتی، تصویری یا اینترنتی برای برگزاری جلسه فراهم است.
تعیین خروجی جلسه
هدف نهایی جلسه را مشخص کنید
آیا قرار است تصمیم‌گیری صورت گیرد؟
آیا باید گزارش یا پیش‌نویسی آماده شود؟
خروجی جلسه را به‌طور شفاف در دستور کار ذکر کنید تا همه بدانند چه انتظاراتی وجود دارد.
وظایف پیش از جلسه
اگر شرکت‌کنندگان باید از قبل آماده شوند (مانند مطالعه گزارش، نوشتن پیشنهاد، یا بررسی اسناد)، این موارد را مشخص کرده و به آنها فرصت کافی دهید.
از طریق ایمیل یا پیام، یادآوری‌های لازم را ارسال کنید.
ارسال دستور جلسه
دستور جلسه را تهیه کرده و حداقل 24 تا 48 ساعت پیش از برگزاری جلسه برای همه ارسال کنید.
دستور جلسه باید شامل موارد زیر باشد:
موضوعات جلسه
زمان‌بندی تقریبی برای هر موضوع
مسئولیت‌ها یا وظایف هر فرد
هماهنگی‌های لازم
بررسی کنید که زمان جلسه برای اکثر شرکت‌کنندگان مناسب باشد.
از آماده‌بودن تجهیزات، اسناد و امکانات ضروری مطمئن شوید.
مدیریت جلسه
فردی را برای مدیریت بحث‌ها تعیین کنید تا جلسه از مسیر خود خارج نشود.
زمان‌بندی را رعایت کنید و برای نظرات مختلف، زمان کافی اختصاص دهید.
پیگیری‌های پس از جلسه
صورت‌جلسه را تهیه و برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید.
نتایج و تصمیمات گرفته‌شده را پیگیری کنید و زمان‌بندی اجرای آنها را بررسی کنید.
نکات ویژه برای جلسات گفت‌وگو محور
در جلساتی که بر گفت‌وگو تمرکز دارند، رعایت موارد زیر کمک می‌کند بحث‌ها پویاتر و جذاب‌تر شوند:
توجه به جمع
موضوعات بحث را بر اساس دغدغه‌های جمع و موضوعات روز انتخاب کنید. بررسی کنید چه مسائلی برای شرکت‌کنندگان اهمیت بیشتری دارد و جلسه را حول همان مسائل تنظیم کنید.
ایجاد جذابیت
از روش‌های متنوع مانند نمایش ویدیوهای کوتاه، ارائه اینفوگرافیک‌ها یا حتی طرح سؤال‌های جذاب استفاده کنید تا شرکت‌کنندگان را به مشارکت ترغیب کنید.
از تکنیک‌های خلاقانه مانند تقسیم افراد به گروه‌های کوچک برای بحث و سپس جمع‌بندی استفاده کنید.
تناسب موضوعات
موضوعات را بر اساس اتفاق‌های روز و مناسبت‌های جهانی و ملی (مانند هفته کارآفرینی، روز معلم یا روز جهانی حقوق بشر) انتخاب کنید.
ارتباط موضوعات جلسه با مسائل واقعی جامعه را نشان دهید.
مطالعه گروهی
هر چند جلسه یک بار، کتابی مرتبط با موضوع جلسه انتخاب کنید و بخشی از جلسه را به بحث درباره آن اختصاص دهید. این کار نه‌تنها به غنای جلسه کمک می‌کند، بلکه انگیزه مطالعه در اعضا ایجاد می‌کند.
پیشنهاد فیلم
فیلم‌های مستند یا سینمایی مرتبط با موضوعات جلسه (به‌ویژه در حوزه سیاست، مدیریت، یا جامعه‌شناسی) را معرفی کنید. در جلسه بعد، بخشی از وقت را به نقد و بررسی فیلم اختصاص دهید.
بحث آزاد
هر چند جلسه یک بار، زمان جلسه را به بحث آزاد اختصاص دهید تا شرکت‌کنندگان بتوانند آزادانه درباره دغدغه‌های شخصی یا موضوعات سیاسی، اجتماعی و فرهنگی نظر بدهند.
استفاده از ابزارهای تکنولوژیک
از نرم‌افزارهایی مانند Mentimeter یا Kahoot برای نظرخواهی و ایجاد تعامل بیشتر استفاده کنید.
اگر جلسه آنلاین است، از قابلیت‌هایی مانند نظرسنجی زنده یا چت برای مشارکت اعضا بهره بگیرید.
نتیجه‌گیری مشترک
در پایان جلسات گفت‌وگو محور، نظر همه شرکت‌کنندگان را درباره موضوعات بررسی‌شده جویا شوید و به جمع‌بندی مشترک برسید. این کار حس مشارکت را در افراد تقویت می‌کند.
پویایی بیشتر
برای جلوگیری از یکنواختی، ترکیب‌کننده‌های جذابی مانند بازی‌های فکری مرتبط با موضوع، ارائه سناریوهای تخیلی برای حل مسئله، یا شبیه‌سازی‌های کوتاه از تصمیم‌گیری گروهی به کار ببرید.